Bilingual Bid Coordinator and Proposal Manager

  • Location

    Quebec City, Canada

  • Sector:

    Executive and Management

  • Job type:

    Temporary

  • Contact:

    Dhara Majmundar

  • Job ref:

    14375

  • Published:

    about 1 month ago

  • Duration:

    48.0

  • Expiry date:

    2020-09-15

  • Startdate:

    2020-08-27

Job Title: Bilingual Bid Coordinator and Proposal Manager
Type: Contract - 12 month
Location: Remote
 

Job Description

Our client is currently looking for a Bilingual Team Leader to coordinate the bidding team and the company to develop compelling winning proposals. It should meet the clients' requirements without compromising the high standards of corporate integrity. The incumbent will coordinate all bidding activities in accordance with winning company best practices, from initial client contact to contract signing, including bidding plan and budget, to allow the submission of responses to calls for tenders within the required time, cost and quality standards.

Manage the timely creation of compelling proposal documents, facilitating contributions from various writers and library reuse. These roles support and coordinate the preparation, planning, research and management of proposal deliverables and writing activities. Support the entire sales community by independently completing the bidding documents for the first phase of bidding (ie RFI / EOI / PQQ).

Role

  • Coordinate Proposal: Coordinate the effort of all members of the bid team to work together to achieve a positive outcome (victory).
  • Bid Planning: Develop a bid plan that allows for the timely completion of all activities necessary to produce a compelling, confident, and governed proposal, along with associated response documents.
  • Submission resourcing: Identifies, organizes, and controls the resources necessary to support the production of tenders by ensuring the quality of contributions from all team members.
  • Launch of the call for tenders: Launch the call for tenders alongside the account manager, through an official launch event that engages all members of the call for tenders team and stakeholders and allows for a coherent understanding of who the customer is, what the opportunity is, who we are competing against, how we will win, the challenges encountered, the roles and responsibilities of the team, the business plan execution of the winning strategy and behaviors that all members of the bidding team and stakeholders must adopt.
  • Proposal Development: Manage the bid team to ensure that the proposal and the underlying solution are crafted to meet client requirements and are aligned with the overall winning strategy.
  • Response Development: Ensures the creation of an exceptional response for the customer. Monitor response development to support on-time completion of quality review events to achieve a score of 4 or higher when evaluating against Shipley's best practice model or standard equivalent.
  • Proposal planning: Understand the response requirements in terms of scale, complexity and structure and in turn produce the style guides, proposal templates and the proposal accountability matrix, including the assigning and obtaining engagement of appointees to answer specific sections or questions.
  • Resourcing of proposals: Engages all contributors to the proposal identified in the proposal responsibility matrix to define expectations in terms of quality standards, proposal format, structure, and production tools, either dictated by the customer or aligned with Fujitsu standards.
  • Storyboard Development/ Response Development: Ensures the creation of outstanding response documents for clients through the development of storyboards that both provide response structure and support the articulation of winning themes.
  • Communicate the required standards: Define and communicate to document contributors the format, structure, and production tools of the proposal, either dictated by the customer or according to Fujitsu standards.
  • Proposal Development: Manages the completion of the proposal deliverables and creation activities to achieve the milestones specified in the submission plan. Provides advice, support, and guidance to authors, resolves issues, and ensures deadlines set by the submitter are met. Forward or resolve any issue that affects progress to the application manager as soon as it becomes apparent.
  • Visibility: Manages the visual design of the proposal and ensures that all graphics in the proposal are designed in a common format.
  • Production of the response: Gathers all the information received into a coherent document.
  • Standards and reuse: Ensure the consistent and efficient application of bid management methods and their improvement.


Responsibility

  • Personal winning rate of at least 1: 3 (value and opportunities) measured over a continuous 12-month period.
  • Quality of the proposal document rated 4 and above in the Shipley best practice model or equivalent standard.
  • Top-down selection decisions for initial capacity documents (PQQ / EOI) of 90% or more
     

Qualifications required
 

  • 3 years and more in the IT services and consulting sector.
  • 3 years and more in the environment of submissions and proposals, working specifically on the submissions of the Government of Quebec.
  • Understanding the local market (Quebec) and the landscape competitive.
  • Bachelor's degree (minimum).
  • French - excellent written and communication skills (Mother tongue). Ability to write new original proposals and business content.
  • English - fluent communication.
  • Knowledge of best practices in bid and proposal management (APMP and Shipley).
  • Basic understanding of project management best practices and working in a matrix environment.
  • Well organized and detail oriented.
  • ITIL training is a plus.
  • Proficiency in using MS PowerPoint, MS Excel, MS Project, Adobe PDF, graphics packages, Café VIK, BidDIRECT.
  • ProjectWEB: Expert level MS Word
  • Management: People Management and Task Management
  • Marketing communications
  • Reparation of bids and bids
  • Production of proposal content
  • Proposal management techniques
  • Mastery of proposal tools

 

Objectif du rôle

Coordonner l'équipe de soumissionnaires et l'entreprise afin d'élaborer des propositions gagnantes convaincantes qui respectent les exigences de nos clients sans pour autant compromettre nos normes élevées d'intégrité de l'entreprise. Coordonner toutes les activités d'appel d'offres conformément aux meilleures pratiques de l'entreprise gagnante, depuis le contact initial avec le client jusqu'à la signature du contrat, y compris le plan d'appel d'offres et le budget, afin de permettre la soumission des réponses aux appels d'offres dans les délais, les coûts et les normes de qualité requis.

Gérer la création en temps voulu de documents de proposition convaincants, en facilitant les contributions de divers rédacteurs et la réutilisation de la bibliothèque. Ces rôles soutiennent et coordonnent la préparation, la planification, la recherche et la gestion des éléments livrables de la proposition et des activités de rédaction. Soutenir l'ensemble de la communauté des ventes en réalisant de manière indépendante les documents de soumission de la première phase d'appel d'offres (c.-à-d. RFI/EOI/PQQ).

Principales responsabilités

Coordonne la proposition : Coordonne l'effort de tous les membres de l'équipe de candidature pour travailler ensemble afin d'obtenir un résultat positif (victoire).

Planification de la candidature : Élaborer un plan de candidature qui permet de mener à bien en temps voulu toutes les activités nécessaires pour produire une proposition convaincante, assurée et régie, ainsi que les documents de réponse associés.

Ressourcement de la soumission : Identifie, organise et contrôle les ressources nécessaires pour soutenir la production des offres en assurant la qualité des contributions de tous les membres de l'équipe.

Lancement de l'appel d'offres : Lancer l'appel d'offres aux côtés du chargé de clientèle, par le biais d'un événement officiel de lancement qui engage tous les membres de l'équipe d'appel d'offres et les parties prenantes et permet de comprendre de manière cohérente qui est le client, quelle est l'opportunité, contre qui nous sommes en concurrence, comment nous allons gagner, les défis rencontrés, les rôles et responsabilités de l'équipe, le plan d'exécution de la stratégie gagnante et les comportements que tous les membres de l'équipe d'appel d'offres et les parties prenantes doivent adopter.

Élaboration de la proposition : Gérer l'équipe de candidature pour s'assurer que la proposition et la solution sous-jacente sont élaborées de manière à respecter les exigences du client et qu'elles sont alignées sur la stratégie globale de victoire. Garantir la production de toutes les assurances et garanties de gouvernance pertinentes en temps utile et de manière engageante pour soutenir l'examen et l'approbation ultérieure.

Développement de la réponse : Garantit la création d'une réponse exceptionnelle pour le client. Surveiller le développement de la réponse pour soutenir l'achèvement en temps voulu des événements d'examen de la qualité afin d'obtenir une note de 4 ou plus lors de l'évaluation par rapport au modèle de meilleures pratiques de Shipley ou à une norme équivalente.

Planification de la proposition : Comprendre les exigences de la réponse en termes d'échelle, de complexité et de structure et produire à son tour les guides de style, les modèles de proposition et la matrice de responsabilité de la proposition, y compris l'attribution et l'obtention de l'engagement des personnes nommées pour répondre à des sections ou questions spécifiques.

Ressourcement des propositions : Engage tous les contributeurs à la proposition identifiés dans la matrice de responsabilité de la proposition pour définir les attentes en termes de normes de qualité, de format de proposition, de structure et d'outils de production, soit dictés par le client, soit alignés sur les normes Fujitsu.

Développement du storyboard : Développement de la réponse : Garantit la création de documents de réponse exceptionnels pour les clients grâce au développement de story-boards qui fournissent à la fois une structure de réponse et soutiennent l'articulation des thèmes gagnants. Surveille le développement de la réponse pour soutenir l'achèvement en temps voulu des événements d'examen de la qualité afin d'obtenir une note de 4 ou plus lorsqu'elle est évaluée par rapport au modèle d'évaluation de la qualité des propositions de Fujitsu.

Communiquer les normes requises : Définit et communique aux contributeurs de documents le format, la structure et les outils de production de la proposition, soit dictés par le client, soit selon les normes Fujitsu.

Développement de la proposition : Gère l'achèvement des livrables de la proposition et les activités de création pour atteindre les étapes spécifiées dans le plan de soumission. Fournit des conseils, un soutien et un encadrement aux auteurs, résout les problèmes et s'assure que les délais définis par le responsable de la candidature sont respectés. Transmet ou résout tout problème qui affecte le progrès au gestionnaire de la candidature dès qu'il devient apparent.

Visibilité : Gère la conception visuelle de la proposition et veille à ce que tous les graphiques de la proposition soient conçus selon un format commun.

Production de la réponse : Rassemble toutes les informations reçues en un document cohérent.

Normes et réutilisation : assure l'application cohérente et efficace des méthodes de gestion des offres et leur amélioration.

Meilleures pratiques : Diriger la saisie et la diffusion des meilleures pratiques, des connaissances et de la coopération interentreprises.

Les indicateurs clés de performance

Taux de gain personnel d'au moins 1:3 (valeur et opportunités) mesuré sur une période continue de 12 mois.

Qualité du document de la proposition notée 4 et plus dans le modèle de meilleures pratiques de Shipley ou la norme équivalente.

Décisions de sélection descendante pour les documents de capacité initiale (PQQ/EOI) de 90 % ou plus Qualifications requises

3 ans et plus dans le secteur des services et du conseil en informatique

3 ans et plus dans l'environnement des soumissions et des propositions, travaillant spécifiquement sur les soumissions du gouvernement du Québec

Comprendre le marché local (Québec) et le paysage concurrentiel

Diplôme de licence (au minimum)

Français - excellentes compétences écrites et de communication (Langue maternelle). Capacité à rédiger de nouvelles propositions originales et du contenu commercial

Anglais - communication courante

Connaissance des meilleures pratiques de gestion des offres et des propositions (APMP et Shipley)

Compréhension de base des meilleures pratiques de gestion de projet et travail dans un environnement matriciel. Bien organisé et orienté vers le détail

La formation ITIL est un plus

Compétences spécifiques au rôle

Compétences en matière d'utilisation de MS PowerPoint, MS Excel, MS Project, Adobe PDF, progiciels graphiques, Café VIK, Fujitsu BANKS, BidDIRECT, ProjectWEB

Niveau expert MS Word

Compétences en matière de communication

Connaissance de l'industrie des TI

Gestion des connaissances

Gestion des personnes

Gestion des tâches

Communications marketing

Préparation des offres et des soumissions

Production du contenu de la proposition

Techniques de gestion des propositions

Maîtrise des outils de proposition